3/10/2007 Cecchi: se il corriere diventa logistica

La grande occasione con l'olio Carapelli

Come succede spesso in casi come questi, il grande salto avviene un po’ per caso e molto per tenacia di chi ci crede.
Tutto comincia nell’ottobre 2004, quando Cecchi è solo un vettore per conto di Carapelli. Il produttore d'olio ha da poco esternalizzato l'intera logistica a un operatore di grandi dimensioni. Si parla di un volume annuo di circa 700.000 quintali, che esce in buona parte dallo stabilimento di Tavernelle Vai di Pesa. Cecchi, noto per l’intraprendenza e la flessibilità, viene utilizzato solo per coprire emergenze: consegne che possono andare dal bilico completo a piccole partite affidate la sera per una consegna il giorno successivo.
Per Carapelli la gestione delle eccezioni è un fiore all’occhiello per soddisfare le esigenze della propria clientela. Così, ben presto il contratto di terziarizzazione della logistica si rivela eccessivamente rigido. I tempi di consegna pattuiti spesso non sono in linea con le aspettative dei clienti. “Carapelli lavora molto con la grande distribuzione” — spiega Maurizio Paggetti, Presidente Cecchi. “Negli ultimi anni le esigenze di queste aziende sono enormemente cambiate. Adesso non sono più richieste quantità massicce di prodotti a intervalli allargati. Si è passati a un sistema in cui gli ordini vengono evasi più di frequente, ma per volumi minori in modo da limare il più possibile le scorte e di conseguenza i loro spazi di magazzino".
Incarichi come questi “a chiamata” spesso risultano poco redditizi, in considerazione soprattutto della grande disponibilità di tempo e risorse che richiedono. Per Cecchi, invece, il problema è relativo, perché effettuando già partenze per tutte le direttrici distributive italiane giornalmente riesce quasi sempre a “mischiare”, le consegne per Carapelli con altro collettame alimentare, ripartendo i costi d’esercizio su più commesse arrivando in consegna nei tempi corretti. E questo grazie anche a una filiera di distributori regionali ormai consolidati nel tempo.
Carapelli decide in breve tempo di abbandonare l'operatore logistico e propone a Cecchi di subentrare completamente nel servizio. Cecchi, così, inizia con la gestione di un magazzino polmone per gli over stock produttivi e la gestione delle dirette Italia per poi passare alla gestione totale delle spedizioni.

Si tratta davvero di una sfida con la esse maiuscola. Cecchi possiede un magazzino veramente troppo angusto (appena 1.000 mq a Osmannoro), pochi mezzi e una limitata esperienza nella gestione di un flusso logistico. Però la buona volontà e il coraggio ci sono, così i tre fratelli Paggetti (Maurizio, Simone e Marcello) titolari della Cecchi accettano.

I problemi da risolvere sono fondamentalmente quattro :
a) lo spazio ridottissimo
b) i mezzi di trasporto
c) l'allineamento informatico con Carapelli
d) la formazione del personale

I primi nodi da sciogliere: SPAZIO, MEZZI, INFORMATICA E FORMAZIONE

Per quel che riguarda lo spazio, immediatamente viene affittato un magazzino di 1 500 mq a Calenzano. È quello che si dice “un pannicello caldo”, che nel giro di qualche mese si rivela del tutto insufficiente. Così ad aprile 2005 tutta l'attività di stoccaggio viene trasferita in una superficie di 4 .000 mq sempre a Calenzano a cui si aggiungono ben presto altri 3 500 mq.

Poi c’e il problema mezzi. Come corriere espresso Cecchi ha in piedi solo 4 linee: una su Napoli, una su Roma, una su Milano e una su Bologna.

Adesso occorre una potenza di fuoco ben maggiore. I Paggetti ampliano il loro parco fornitori scegliendoli con cura soprattutto nel mondo delle cooperative di trasporto. In tanti dicono sì, visti anche i requisiti di affidabilità e serietà della Cecchi.

Ma la vera chiave del successo risiede forse nell’ investimento fatto con Incas Group nella gestione informatizzata del magazzino.

Carapelli utilizza già a Tavernelle le soluzioni della software house ("Easystor") per la logistica di magazzino e pone a Cecchi come condizione l’adozione della medesima infrastruttura informatica per condividere le informazioni. Cecchi naturalmente accetta e, anzi, ampia l’integrazione acquistando da Incas anche il software "GDO" (per la gestione della distribuzione). I tecnici Incas implementano Easystor nel magazzino Cecchi di Calenzano e curano un’integration (via ODBC) molto spinta con Carapelli, grazie alla quale produttore e fornitore condividono in tempo reale tutte le informazioni relative al flusso e alla giacenza di merci.

Incas poi sviluppa a Calenzano un sistema di gestione merci a radiofrequenza. In questo modo a tutti i colli in uscita dalla produzione Carapelli di Tavernelle viene applicato un codice a barre, che le pistole laser di Calenzano leggono al momento del carico e scarico a magazzino. “È stato un intervento fondamentale — ricorda Maurizio Paggetti — Ha velocizzato enormemente l’operatività e ci ha messo nelle condizioni di certificare tutto il nostro operato, inventariare in qualsiasi momento il magazzino” conoscere lo stato di tutte le spedizioni in tempo reale.

La quarta emergenza a cui far fronte è la formazione. Nessuno in Cecchi si è mai occupato di logistica, men che meno di soluzioni informative avanzate per la gestione del magazzino. Viene così assunto un Responsabile Logistica di grande esperienza, Elio Battistoni, con un’importante esperienza alle spalle in aziende di logistica sia alimentare che industriale . È lui che, assieme ai tecnici Incas, cura internamente la formazione del personale alle nuove tecnologie implementate.

Il partner informatico: EASYSTOR E GDO, i motori informatici della macchina Cecchi

Incas Group è  il partner delle soluzioni informatiche che ha consentito di automatizzare e allineare con SOS i magazzini Cecchi. Sia per Carapelli (prima) che per Cecchi (poi) è stata implementata la soluzione informatica per la gestione del magazzino Easystor. In Cecchi, in seguito è stato implementato anche il software per la gestione della distribuzione GDO.

Grazie alle soluzioni “Easystor” e GDO” di Incas Group, Cecchi e SOS possono contare su un’integrazione molto spinta delle informazioni. In poco tempo i tecnici Incas hanno fatto parlare i 3 magazzini italiani di Calenzano, Voghera e Tavernelle con il quartier generale di SOS,

EASYSTOR
Ogni centro ha il proprio Easystor, che sovrintende all’intera attività di magazzino (ad esempio: presa in carico e messa a dimora dei bancali in uscita dalla produzione; gestione ordini di prelievo, impegni e abbassamenti; controllo dell’identificazione; rintracciabilità del lotto, ecc.). Da Madrid i 3 magazzini italiani sono visti dal sistema gestionale SOS come un’unica entità e in ogni momento è possibile verificare giacenze e stato degli ordini.
Due volte al giorno, alle 11 e alle 18, SOS trasmette gli ordini alla centrale di Calenzano. Qui vengono assegnati al magazzino, in cui esiste disponibilità, più prossimo al luogo di consegna. Ogni magazzino vede dunque la propria “data di schedulazione”, vale a dire l’elenco progressivo degli ordini di prelievo. Una volta assegnato il lavoro a ogni magazzino, “Easystor” gestisce anche i navettamenti da uno all’altro, per allineare la disponibilità di merce sui 3 punti.
“Easystor” è stato parametrizzato in base alle specifiche esigenze dei magazzini di oli alimentari.
“Solitamente si stocca la merce e poi si fa picking - spiega Alessandro Fergacich Amministratore Delegato Incas Bologna, il manager informatico che più da vicino ha seguito il lavoro su Cecchi - Con l’olio invece c’è un flusso quasi continuo perché viene prodotto e quasi subito distribuito. Si tratta di una produzione just in time, quasi senza scorte. Easystor su questo può essere molto utile, perché consente di gestire ordini di merce in corso di produzione, dunque non ancora a magazzino. In questo caso l’ordine viene tenuto in sospeso, per essere poi rilasciato automaticamente una volta che questa sia disponibile a magazzino.

GDO
Il software governa il flusso a monte e a valle del magazzino. Lo strumento sovrintende, fra le altre, le seguenti attività: gestione ordini di presa e consegna, creazione e stampa borderò (pianificazione dei viaggi di consegna), stampa dei documenti di trasporto, gestione delle tariffe sia attive che passive, esitazione delle spedizioni.
Il trasporto in Cecchi può essere effettuato in due modi: diretto o secondario.
Il trasporto diretto viene effettuato soprattutto quando si ha merce destinata ai centri di raccolta della grande distribuzione. Quello secondario, attraverso corrispondenti regionali, viene utilizzato prevalentemente per le consegne a ipermercati e a hotel e ristoranti (segmento “ho.re.ca.”).
Per Cecchi GDO è però un gestionale vero e proprio, che va ben oltre la sola attività di distribuzione. Passa infatti su GDO anche l’amministrazione dell’azienda, compresa emissione e archiviazione fatture.

Passa un altro treno: IL GRUPPO SOS CUETERA

La case history potrebbe finire qui. E invece il bello viene adesso. Nel corso del 2006 Carapelli viene acquistata dal Gruppo SOS Cuetera, leader mondiale nella produzione di olio imbottigliato. Lo storico marchio fiorentino si affianca, in Italia, ad altri due marchi gia molto noti nella scuderia SOS: Olio Sasso (Oli Minerva) a Voghera e Friol, a Inveruno, nell’hinterland milanese. Il colosso spagnolo in Italia non ha praticamente alcuna struttura logistico¬distributiva. Piuttosto che affidare il servizio a qualche gigante esterno decide (confermando le scelte fatte da Carapelli un anno prima) di scommettere sull’operatore fiorentino che ha dato buoni risultati nella gestione logistica per Carapelli.
Così a Cecchi arriva la seconda opportunità in meno di due anni: curare l’intera logistica del Gruppo SOS in Italia. Nella pratica questo significa che, oltre al magazzino di Calenzano, occorre gestire direttamente quello di Minerva a Voghera e quello Carapelli di Tavernelle VaI di Pesa, direttamente collegati alla produzione delle due case.
 

Parlando di numeri vuoi dire passare da 700.000 a 2 milioni di quintali d’olio, per un totale giornaliero di 45.000 colli e 500 spedizioni (150 spedizioni dall’impianto di Calenzano e altre 350 generate dal resto della clientela ormai fidelizzata alla Cecchi) Anche in questo caso Cecchi accetta, nonostante gli enormi problemi da risolvere: l'assorbimento del personale ex-Carapeffi ed ex-Minerva sui due nuovi magazzini, l'integrazione informatica (un altra!) con SOS e, nuovamente, la scarsità di mezzi a disposizione per le consegne.
Di lì a breve viene firmato un contratto di 5 anni con SOS, che assicura volumi di lavoro costanti nel medio periodo. Così la Cecchi incoraggiata dalla fiducia accordata dal Gruppo può investire per far fronte alle nuove sfide.

L’informatizzazione e l'allineamento dei magazzini SOS italiani

La parte maggiore del lavoro si concentra negli ultimi mesi del 2006, per essere pronti a girare la chiave della nuova macchina organizzativa il 1° gennaio 2007. Per quel che riguarda il personale, vengono mantenuti m organico i lavoratori esterni già presenti nei magazzini di cui si acquisisce la gestione e inoltre si procede alla formazione di altro personale per sopperire a eventuali sostituzioni sempre possibili in operazioni di questo tipo.
Parallelamente tornano in campo i tecnici Incas che curano l’ allineamento informatico degli Easystor presenti nei 3 magazzini italiani con SAP, il software gestionale adottato dalla casa madre a Madrid. L’obiettivo è consentire a SOS di “veder” in qualunque momento la situazione a magazzino degli oli italiani come un’unità a prescindere dal deposito in cui sono stoccati. Viene inoltre implementata in Cecchi la soluzione GDO, software integrato a Easystor che cura l’intero ciclo della distribuzione dal prelievo a magazzino al ciclo di fatturazione.
Sui mezzi l’ investimento è consistente e non è ancora concluso. Sino ad ora sono stati acquistati 10 bilici e 15 semirimorchi, per un totale di circa 1,5 milioni di euro. " Continueremo a investire su mezzi di proprietà — spiega Maurizio Paggetti - Una fetta consistente dei nostri trasporti è affidata a padroncini di fiducia ma riteniamo strategico riuscire a curare direttamente almeno una parte della distribuzione. È più costoso, ma consente di creare il giusto connubio tra servizio e flessibilità che in certi casi è indispensabile."

Un nuovo magazzino per le sfide di domani

Ad oggi è tutto. Ma il domani è già dietro l’angolo. SOS ha già annunciato di voler continuare la politica di espansione sul mercato italiano e prevede un raddoppio dei volumi trattati nei prossimi 3 anni. A Calenzano sanno bene che con un committente così non si può vivere un solo giorno sugli allori. E allora tutta la struttura è concentrata in questi mesi sulla realizzazione del nuovo magazzino: 12 000 mq coperti su un area di 27.000 mq con 36 bocche di carico, 10 m. di altezza, movimentazione completamente semi automatizzata con struttura shuttle. Si inaugura a settembre. E poi, stappato un frizzantino. tutti di nuovo al lavoro. Come sempre.

Servizio al cliente

“Con Carapelli un percorso condiviso per il miglioramento”
In occasione dell’acquisizione della commessa in Carapelli, Cecchi ha implementato anche un customer service di 4 persone incaricate esclusivamente della gestione dei clienti più importanti (Carapelli. Ghiot, Resisto e Neri), in grado, grazie all’archiviazione ottica delle bolle e degli esisti, di fornire in tempi molto brevi il feedback di ogni consegna effettuata (in tempo reale gli ordini evasi, in 3 giorni i trasporti effettivamente eseguiti).
Il customer service mostra bene la metamorfosi recente di Cecchi. sempre più orientata verso un servizio completo alla clientela.
“In tutto il nostro lavoro recente abbiamo cercato di fare nostri gli stessi obiettivi del cliente” — spiega Maurizio Paggetti. “Carapelli, grazie soprattutto all’impegno del Responsabile Logistica Alessandro Bertuccelli, ci ha sempre seguito attivamente, aiutandoci a comprendere l’assoluta necessità di creare cultura del servizio e spingendoci ad acquisire tecnologie che in un primo momento sembravano eccessive e fuori dalla nostra portata. Siamo insomma riusciti a creare un percorso comune e condiviso di miglioramento”.
 

La prossima sfifda: un nuovo magazzino per seguire la crescita

Un investimento da oltre 16 milioni di euro su 27.000 mq di terreno, di cui 12.000 coperti da un avveniristico magazzino con 36 bocche di carico. E' in questo modo che Cecchi si sta attrezzando per essere competitiva anche domani. Del resto SOS, di gran lunga il cliente più importante, ha già annunciato di voler raddoppiare in 3 anni i volumi attuali di 2 milioni di q.li d’olio. Dunque non ci si può fermare. La nuova struttura, attualmente in fase di ultimazione, sorgerà alla periferia di Prato e sarà operativa all’inizio dell’autunno.
“Forse non avremo risolto definitivamente i nostri problemi di spazio, ma siamo certi di aver fatto il passo corretto” — afferma Elio Battistoni, Responsabile Logistica di Cecchi. “Costruire un magazzino in autonomia è stata l’unica soluzione visto che in Toscana trovare magazzini moderni e sufficientemente ampi è quasi impossibile”.
ll magazzino sarà completamente automatizzato: un sistema di driver (porta bancali) consentirà di ottenere un ‘ottima densità di stoccaggio migliorata anche dalla struttura “schuttle’. Questa permetterà di ottimizzare al massimo lo spazio disponibile sui driver (fino al 95°k contro un 75% di un magazzino senza schuttle). Grazie all’altezza di 10 m il magazzino potrà ospitare fino a 15 000 posti pallet.