Comet: elettronica di consumo. La radiofrequenza a supporto dei processi

 L'azienda

Comet spa, nata a Bologna nel 1967 dallo spirito imprenditoriale dei due soci fondatori, Sante Cervellati e Giancarlo Orbellanti e, è ad oggi una realtà che conta oltre 2.000 dipendenti ed un fatturato al 2007 di oltre 700 milioni di euro. Caratterizzata da oltre  80 filiali (punti vendita) in tutta Italia e storicamente sviluppata nella distribuzione di materiale elettrico ed elettrodomestici. L’idea imprenditoriale dei fondatori si sposa con la politica attuata dell’azienda: unire e servire due tipologie di clientele storicamente distanti, quali il commercio all’ingrosso e quello al dettaglio. I clienti di Comet sono pertanto sia i privati (consumer), sia le aziende (prevalentemente installatori, ma anche altri soggetti quali industrie, enti pubblici, alberghi).

Ad oggi Comet dispone di un catalogo di oltre 400.000 referenze e l’intera gamma è indistintamente rivolta sia al mercato dei consumatori, sia alle aziende. I prodotti possono essere complessivamente classificati sulla base di due macro-famiglie di codici: il materiale elettrico e l’illuminotecnica da un lato (a cui appartengono anche i prodotti per l’illuminazione della casa), e gli elettrodomestici (elettronica di consumo) dall’altro. All’interno di questa seconda macro-famiglia, si ritrova una vasta gamma di prodotti, che spazia dal “bianco” (es. lavatrici, frigoriferi, etc..) e “bruno” (es. cellulari, televisori, etc.) ai casalinghi/liste nozze, fino all’ “inciso” (es. CD, DVD,..).

Comet è presente oggi sul mercato con oltre 80 punti vendita, caratterizzati da un’elevata eterogeneità in termini dimensionali. Di questi, circa la metà commercializza elettronica di consumo, mentre i restanti si occupano di materiale elettrico ed illuminotecnica. Alcuni punti vendita presentano entrambe le macro-famiglie di prodotti; esistono tuttavia diversi casi in cui esse sono vendute in punti vendita distinti, pur mantenendo la stessa insegna.

Il mercato servito è esclusivamente quello italiano, ed è in particolare concentrato in alcune regioni del centro-nord Italia, dove l’obiettivo primario è garantire la capillarità del servizio sull’intera zona. Fra le regioni servite vi sono l’Emilia - Romagna (che presenta la maggiore capillarità di punti vendita sul territorio), il Friuli - Venezia Giulia, le Marche, la Toscana, la Liguria, il Veneto, l’Abruzzo, ed infine l’Umbria e la Lombardia.
Accanto al canale tradizionale di vendita (negozi), l’azienda ha recentemente attivato anche il canale e-commerce per la commercializzazione e la vendita dei prodotti. Il sito internet dell’azienda (www.gruppocomet.it) offre una sezione interamente dedicata alle vendite on-line, in cui ad oggi il cliente può accedere ad una parte dell’intero catalogo.

L’attività di Comet si inserisce all’interno di un settore (quello dell’elettronica di consumo) che presenta una complessità intrinseca e crescente, dettata, fra l’altro, da cicli di vita del prodotto sempre più ridotti, elevata stagionalità ed una forte competitività, che porta ad attribuire agli ordini una marcata “urgenza”, così come accade in altri settori (es. farmaceutico), pena il rischio della mancata vendita. Per queste ragioni, appare fondamentale arrivare al punto vendita nel minor tempo possibile, garantendo elevata flessibilità e livello di servizio.

Il sistema logistico

A tale scopo, per il rifornimento delle proprie filiali l’azienda dispone di un sistema logistico suddiviso in due parti distinte, sulla base della tipologia dei prodotti:

• rifornimento dei punti vendita che commercializzano elettronica di consumo;
• rifornimento dei punti vendita che commercializzano materiale elettrico ed illuminotecnica.

In relazione al primo caso, i punti vendita sono direttamente serviti dal deposito centrale ubicato a Budrio (BO). L’approvvigionamento avviene direttamente dai distributori e/o dai fornitori dei principali marchi; la merce acquistata da Comet viene interamente stoccata nel deposito centrale e da lì trasportata verso i punti vendita che commercializzano elettronica di consumo (circa 40 punti vendita nel complesso). Anche per gli ordini relativi ai prodotti acquistati on-line (e-commerce), la gestione del processo avviene all’interno del sito di Budrio. Solo in rari casi e per particolari tipologie di articoli (es. elettrodomestici ad incasso) l’approvvigionamento viene effettuato direttamente dal punto vendita.

Nel secondo caso (rifornimento dei punti vendita che commercializzano materiale elettrico ed illuminotecnica), l’approvvigionamento dei punti vendita è caratterizzato da una sostanziale autonomia rispetto al deposito centrale. Mediamente, infatti, ciascun punto vendita che commercializza questa tipologia di prodotti dispone di un proprio magazzino che viene servito direttamente dai fornitori/distributori.

Per la ricezione degli ordini relativi all’elettronica di consumo, Comet è oggi completamente integrata per via telematica con le proprie filiali (punti vendita), che in tempo reale trasmettono gli ordini al deposito centrale. Il recapito della merce, per larga parte affidato in outsourcing a padroncini e solo in casi particolari realizzato internamente, è effettuato con almeno un viaggio ogni due giorni verso ciascuna filiale ubicata nelle diverse regioni, mentre all’interno del territorio limitrofo e nell’hinterland bolognese le consegne sono caratterizzate da una frequenza maggiore, che può raggiungere le 6 volte la settimana.

Per i prossimi anni Comet punta a consolidare ed accrescere la sua presenza nell’attuale panorama italiano dell’elettronica di consumo e dell’illuminazione e del materiale elettrico, mirando in particolare sia ad un ulteriore consolidamento dell’attività, già radicata, all’interno del territorio emiliano - romagnolo, sia ad uno sviluppo del volume di affari nelle altre regioni servite, continuando a garantire un’elevata flessibilità e livello di servizio. Al fine di perseguire gli obiettivi aziendali, Comet ha recentemente deciso di attivare un processo di modifica della sua struttura distributiva, concentrando la gestione dei prodotti – prima organizzata al piano interrato del punto vendita principale di Bologna  – all’interno del nuovo sito ubicato a Budrio, in prossimità del capoluogo. Il deposito centrale, attivo dal 2005, è stato recentemente oggetto di un progetto volto all’introduzione della radiofrequenza per la gestione di tutti i codici; il progetto ha portato inoltre all’adozione del WMS (warehouse management system) di magazzino per l’ottimizzazione dei flussi interni e della loro tracciabilità.

Il nuovo impianto di Budrio

L’attività di stoccaggio e allestimento ordini dei punti vendita in relazione ai soli codici di elettronica di consumo si realizza interamente all’interno del deposito centrale di Budrio (Bologna). La struttura si sviluppa complessivamente su circa 20.000 mq calpestabili ed ha un’altezza utile sottotrave pari a 9.50 m. L’impianto è dotato di radiofrequenza ed è caratterizzato da una potenzialità complessiva che gli consente di allestire fino a 25.000 pezzi/giorno, pari circa a oltre 5.000 righe d’ordine. A fronte dell’elevata stagionalità che caratterizza il settore, si possono raggiungere punte di 40.000 pezzi/giorno, prevalentemente concentrate in particolari periodi dell’anno (es. ottobre - dicembre, o in corrispondenza di particolari promozioni da volantino).

Situazione iniziale

Come precedentemente anticipato, fino ad alcuni anni fa la struttura logistico - distributiva dell’azienda, con riferimento agli articoli di elettronica di consumo, era storicamente basata sull’impiego del magazzino posto al piano interrato del punto vendita principale localizzato nella città di Bologna, che fungeva da deposito centrale per l’intero network distributivo.

La movimentazione avveniva come adesso. I mezzi caricavano direttamente, ma da una sola porta, nel piano inferiore, mentre l’ascensore era usato per 1 filiale, quella al piano terra. Le attività di movimentazione interna ed allestimento ordini si realizzavano interamente in modo manuale, supportati da base cartacea. Qualche decennio fa l’impianto aveva assistito ad una prima informatizzazione che prevedeva l’inserimento degli ordini provenienti dai punti vendita all’interno del sistema informativo centrale di magazzino. Il sistema era centralizzato e prevedeva un collegamento in tempo reale con i punti
vendita, che potevano quindi interfacciarsi direttamente con il deposito per l’emissione degli ordini.

L'esigenza

L’intero processo realizzato all’interno del deposito (dalla fase di ricezione della merce all’allestimento ordini) restava tuttavia privo di tracciabilità e veniva realizzato interamente su base cartacea.

Una soluzione di questo tipo comportava una serie di criticità e non era più ritenuta dall’azienda in grado di assolvere alle nuove esigenze rilevate. In particolare, la necessità di dover far fronte ad un aumento delle dimensioni dell’azienda (dalle 10 filiali iniziali servite dal deposito alle circa 40 odierne), tradotto in un incremento dei volumi da gestire, la garanzia di un servizio efficace e veloce anche ai punti vendita geograficamente più distanti, l’esistenza di vincoli sempre più stingenti legati alle caratteristiche intrinseche del settore (quali l’elevata stagionalità, un’elevata variabilità in termini di numero di righe da evadere e giacenze per codice) sono stati alcuni fra i principali motivi che hanno spinto l’azienda ha ripensare alla propria struttura distributiva individuando una nuova collocazione per il deposito centrale, nonché l’aumento della centralizzazione degli arrivi da parte dei fornitori anziché direttamente sui punti vendita.

Soluzione

Accanto agli aspetti sopra evidenziati, l’ulteriore esigenza di poter avere un controllo più diretto sul processo attraverso dati ed indicatori misurabili (prima pressoché assenti a fronte di una gestione tipicamente su carta), insieme alla volontà di monitorare e ridurre l’incidenza degli errori durante le attività di allestimento degli ordini a magazzino, hanno spinto l’azienda a pensare all’introduzione di un sistema di gestione operativa di magazzino Easystor con radiofrequenza, supportata dall’impiego del WMS all’interno del deposito, in sostituzione alla precedente gestione cartacea. Infatti, fra le principali problematiche legate alla precedente soluzione vi era ad una sostanziale carenza in termini di controllo e misurabilità dei processi: se a valle della prima informatizzazione gli ordini in ingresso ed uscita venivano tracciati a sistema, così non accadeva (salvo rilevazioni ad hoc in caso di necessità) per l’intero processo intermedio, che risultava pertanto difficile da gestire e da valutare.

Alla luce delle esigenze rilevate, nel corso del 2005 Comet ha concluso la realizzazione della nuova sede presso il comune di Budrio, in prossimità del capoluogo emiliano. Durante il biennio 2006-2007, l’azienda ha inoltre attuato una modifica nelle proprie politiche di gestione dei codici, abbandonando la precedente gestione cartacea ed adottando la radiofrequenza all’interno di tutte le aree del magazzino.
Il processo di introduzione del sistema WMS e della radiofrequenza è stato realizzato con il supporto di Incas S.p.A., che ha inoltre fornito il sistema WMS Easystor per la gestione operativa delle attività di magazzino, integrandolo con il preesistente gestionale aziendale.

L'impianto

L’attuale layout dell’impianto di Budrio, oggi operante pressoché a pieno regime, può essere suddiviso nel suo complesso all’interno delle seguenti aree funzionali (Figura 1):

• area di ricevimento merci;
• aree di controlli in ingresso;
• area di stoccaggio e prelievo per il “bianco”;
• area di stoccaggio e prelievo per la merce pallettizzata;
• aree di stoccaggio e prelievo per la merce di valore, gli “accessori” e l’”inciso”;
• aree di attesa della merce allestita;
• area di imballaggio/spedizione.

Figura 1 – Mappa delle aree funzionali dell’impianto

Il magazzino è complessivamente caratterizzato da un’elevata luminosità, che favorisce gli operatori durante le attività di movimentazione interna.

La fase di start-up che ha portato l’introduzione della radiofrequenza si è realizzata contemporaneamente per tutti gli ordini provenienti dai diversi punti vendita e per tranche successive che hanno visto il coinvolgimento di un numero di aree progressivamente crescente.

Il processo di evasione degli ordini

Per far fronte alla varietà dei prodotti gestiti in termini di frequenza di prelievo e caratteristiche, l’azienda ha scelto di adottare per il magazzino una soluzione che prevede l’utilizzo di cinque aree indipendenti, ciascuna caratterizzata da strutture di stoccaggio e di prelievo differenti.

In particolare, una prima area è dedicata al “bianco” (sostanzialmente i grandi elettrodomestici, quali frigoriferi, lavatrici, etc.); una seconda area, contigua alla precedente, è invece assegnata alla merce pallettizzata (tipicamente “bruno”, ossia audio, video e piccoli elettrodomestici in genere). Esistono poi altre tre aree circoscritte: una, cui è consentito l’accesso solo ad alcuni operatori,  è dedicata alla merce di valore (es. telefoni cellulari, i-pod, etc.); le altre due, anch’esse ad accesso limitato, sono rispettivamente occupate dagli “accessori” (es. auricolari, cartucce per stampante, etc.) e dall’”inciso” (es. CD, DVD, etc.).

Tutta la merce, una volta prelevata, passando per un’eventuale area di attesa intermedia, confluisce infine in un unico punto in cui l’ordine di ciascuna filiale viene consolidato, imballato e predisposto, insieme agli altri, presso le baie di spedizione.

L’intero processo di evasione degli ordini ha inizio con il ricevimento degli ordini delle filiali (punti vendita). Gli ordini, ricevuti in tempo reale dal sistema informativo centrale, sono raccolti e passati al WMS che li elabora ad intervalli predefiniti, al fine di organizzare le attività di allestimento all’interno delle diverse aree del deposito centrale. Al termine di ciascun intervallo prestabilito, il sistema raccoglie tutte le richieste provenienti dalle diverse filiali dapprima suddividendole per punto vendita, per poi “spaccarle” ulteriormente e generare una picking list distinta per ciascuna delle aree di cui si compone il magazzino centrale (area bianco, area pallet, area “valore”, area accessori, area inciso).

Il sistema di magazzino (WMS) elabora le righe richieste dalle filiali in modo tale che ciascuna picking list generata riesca ad ottimizzare, per l’operatore a cui viene assegnata, il giro di prelievo fra i corridoi all’interno di ogni area; l’ordine di prelievo è inoltre generato dal sistema in modo tale da tener conto anche delle caratteristiche di peso e volume di ciascun articolo (quest’ultimo è uno sviluppo previsto per i prossimi mesi).

Durante il giro di prelievo pilotato dai terminali RF (che si realizza in modo differente a seconda dell’area) l’operatore è chiamato a confermare la spunta dei pezzi mediante la lettura del barcode univoco posto su ciascun articolo utilizzando il lettore in radio-frequenza in dotazione. Attraverso la lettura mediante codice a barre, ogni operazione all’interno del deposito è tracciata e ciò consente sia di conoscere in tempo reale lo stato di avanzamento di evasione degli ordini, sia di monitorare ex post le attività svolte dagli operatori.

Nel complesso l’intero deposito centrale si avvale di circa 30 operatori (che possono salire a più di 40 nei periodi di picco), organizzati su due turni giornalieri, e gestisce mediamente circa 20.000 referenze.

Figura 2 – Mappa dei flussi all’interno dell’impianto

L’area di ricevimento merci

Il ricevimento dei prodotti in ingresso avviene complessivamente attraverso otto baie di carico, di cui 3 tipicamente dedicate al bianco ed altre 5 utilizzate invece per le altre tipologie di merce. A seconda delle caratteristiche dei prodotti, essi vengono ricevuti in pezzi/autospedibili (es. “bianco”), pallet interi (generalmente monoreferenza) o colli (misti o monoprodotto).

Una volta superati i controlli, che si realizzano in due zone diverse a seconda della tipologia dei prodotti (Figura 2), la merce è dotata di codici a barre, registrata all’interno del sistema WMS attraverso l’impiego dei terminali a radiofrequenza ed infine messa a stock all’interno di una delle cinque aree di cui si compone l’impianto.

L’area dedicata al “bianco”

Come anticipato, una zona all’interno del deposito centrale di Budrio è interamente dedicata al “bianco” (Figura 3). L’intera area si sviluppa su una superficie complessiva di 5.000 mq.

Lo stoccaggio avviene con sistema a catasta, con numero di livelli variabile da un minimo di 3 ad un massimo di 4; l’altezza della catasta è in generale fissata sulla base delle specifiche indicate sull’etichetta del prodotto e tiene conto inoltre dell’altezza massima di sollevamento dei carrelli (che non supera i 5 m). Ciascuna corsia, opportunamente segnalata a terra ed identificata con un codice univoco, può contenere al suo interno 16, 24 o 48 pezzi, a seconda della tipologia di articolo e di eventuali promozioni in corso.

La movimentazione è effettuata mediante speciali carrelli a pinze laterali.

I prodotti gestiti all’interno di quest’area sono tipicamente autospedibili; non richiedendo di essere sottoposti alla fase di imballaggio, una volta prelevati (attività realizzata con il supporto della radiofrequenza e coordinata dal WMS), sono pertanto portati direttamente verso le baie di uscita.

Figura 3 – Particolare dell’area di stoccaggio del “bianco”

La gestione della merce pallettizzata

Una seconda area, contigua alla precedente, è invece assegnata alla merce pallettizzata (Figura 4). In questa zona, che copre una superficie complessiva di circa 10.000 mq, vengono mediamente gestite circa 2000 referenze, dato che peraltro risulta essere fortemente variabile a fronte del sempre più ridotto ciclo di vita dei prodotti, della elevata obsolescenza di alcuni codici, e del più generale fenomeno di esplosione della gamma.

Si tratta tipicamente dei prodotti appartenenti al “bruno” (audio, video e piccoli elettrodomestici).

L’area è interamente dotata di scaffalature porta-pallet distribuite su 4 livelli di altezza. L’attività di prelievo si realizza ai primi due livelli, mentre i livelli più alti sono dedicati allo stoccaggio. L’attività di picking si realizza attraverso l’impiego di carrelli commissionatori dotati di un’altezza di sollevamento forche pari a 2,5 m m, mentre gli abbassamenti si effettuano mediante carrelli retrattili. Una volta ultimate le operazioni di prelievo, realizzate con il supporto della radiofrequenza e sempre coordinate dal sistema WMS che ne ottimizza il giro all’interno dei corridoi, la merce è portata verso l’area di imballaggio e successivamente alle baie di spedizione per il consolidamento degli ordini.

Figura 4 – Particolari dell’area di stoccaggio pallet

La merce di valore, gli accessori e l’inciso

All’interno del deposito centrale di Budrio esistono infine ulteriori tre aree circoscritte nelle quali viene generalmente gestita la merce che arriva in colli (Figura 5).

Come precedentemente anticipato, una prima zona cui è consentito l’accesso solo ad alcuni operatori,  è dedicata alla merce di valore. L’area complessiva risulta visibilmente meno estesa rispetto alle precedenti (“bianco” e “bruno”) e si sviluppa su circa 500 mq. Lo stoccaggio avviene su scaffalature disposte su 5 livelli ed organizzate lungo 5 corridoi di prelievo.

Una seconda zona, pressoché analoga alla precedente in termini di superficie coperta (circa 500 mq) è invece dedicata agli “accessori” ed è dotata di armadi disposti lungo 12 corridoi. Una terza zona, disposta su una superficie di circa 500 mq, è infine dedicata all’”inciso”. E’ anch’essa attrezzata con armadi adibiti allo stoccaggio di pezzi e/o colli; in ciascuna ubicazione possono essere gestiti anche più codici prodotto differenti.

Come precedentemente anticipato, le operazioni di picking all’interno delle suddette aree avvengono nella medesima modalità (operatore verso materiali). Gli operatori, mediante l’impiego di roll container, effettuano il giro di prelievo all’interno dei corridoi sulla base delle indicazioni contenute nelle missioni di picking; Il sistema di gestione elabora le missioni in modo tale da ottimizzare la percorrenza.

Una particolarità che differenza la missione di picking (generata dal WMS) utilizzata all’interno dell’area “inciso” rispetto agli altri casi consiste nella presenza, accanto ad ogni codice identificativo (che in questo caso si riferisce tipicamente a CD o DVD), anche il titolo esteso ed una breve descrizione del prodotto. Una scelta di questo tipo, legata al fatto che all’interno di una stessa ubicazione si trovano anche  dieci codici prodotto differenti, permette infatti di facilitare le operazioni dell’operatore e di tutelarsi ulteriormente da errori durante la fase di picking.

Una volta ultimato il giro di prelievo, i prodotti sono dapprima collocati in un’area di attesa intermedia (Figura 2) e, ad intervalli prestabiliti, portati alla zona di imballaggio e consolidamento,  per poi essere spediti ai punti vendita.

Figura 5 – Particolari delle aree dedicate alla merce di valore ed agli accessori

L’area di compattamento e la zona di smistamento/spedizione

La merce prelevata all’interno delle diverse aree dell’impianto, una volta imballata (fatta eccezione per il “bianco”, in quanto si tratta di prodotti autospedibili), viene compattata per singolo punto vendita e predisposta sulle 16 baie di uscita, per essere poi caricata sui mezzi che ne effettueranno la consegna.

Come detto, per effettuare il trasporto verso i punti vendita lo stabilimento bolognese si affida in generale a trasportatori autonomi (cooperative); solo in casi particolari utilizza mezzi propri.

Dal deposito di Budrio si hanno mediamente 10-12 automezzi in uscita/giorno; ciascun mezzo è in grado di servire fino a 3-4 punti vendita per giro di consegna, a seconda delle caratteristiche dei singoli ordini e del periodo dell’anno.

Conclusioni

L’introduzione della radiofrequenza e dell’informatizzazione delle aree del magazzino (sistema WMS Easystor di Incas) per la gestione delle operazioni interne, attuata a valle del trasferimento del deposito centrale nel nuovo sito di Budrio, ha permesso all’azienda una sostanziale ristrutturazione organizzativa delle proprie attività.

In particolare, il trasferimento presso la nuova sede ha innanzitutto consentito di incrementare la potenzialità di movimentazione in termini di allestimento ordini, garantendo una migliore risposta all’esigenza di ampliare lo spettro di mercato (a fronte dell’incremento del numero di filiali servite), nel rispetto dei requisiti di flessibilità e tempestività richiesti dall’azienda.

Secondariamente, grazie all’introduzione della radiofrequenza a supporto dell’operatività e del WMS (Easystor) a coordinamento delle attività, l’azienda ha assistito ad un significativo incremento sul controllo dei processi, sia in termini di maggiore misurabilità delle performance, sia in termini di migliore tracciabilità delle attività svolte; a ciò si è accompagnata anche un ulteriore riduzione del rischio di errori durante le operazioni di prelievo, precedentemente legati alla gestione tipicamente su carta.

L’azienda punta per il futuro a proseguire il processo di revisione dei processi, ai fini di un progressivo abbandono della componente cartacea a favore di una crescente automatizzazione informativa delle attività.